כל מנהל אירועים יודע כי הצלחת אירועים בכלל ואירועי מועדון לבת מצווה במרכז (לצורך העניין) נדרשת לתזמון נכון ולביצוע כל שלבי האירוע במלואם.
לכל שלב הדגשים שלו ואין להקל בהם ראש. אירוע בת מצווה מיוחד שיתנהל באופן שוטף ובשיתוף פעולה מלא בין צוות האולם לבין צוות המטבח ומה שנקרא: צוות ה"באק", המשרת את קדמת הבמה (האולם), יהיה מושלם.
לכל מתכון יש את ההוראות שלו
סבירות שהגעתם לאולם האירוע לפחות חצי שעה לפני השעה בה הוזמנו האורחים. אתם לבושים במיטב הבגדים, כלת השמחה נרגשת ומצפה לאורחיה. זה הזמן לשוחח כמה דקות עם מנהל האירוע עצמו על מנת לוודא כי אכן כל המערכות באולם ערוכות ומזומנות לקלוט את האורחים שלכם על הצד הטוב ביותר.
אירוע בת מצווה מיוחד מתחיל בקבלת פנים מאירה
לכל אירוע כמה שלבים: שלב קבלת הפנים, שלב הארוחה, שלב המופע, שלב הקינוחים והסיום. לעתים מובדל כל שלב בתאורה אחרת ובמוזיקה שונה. בשלב זה יש לבדוק מי אחראי להפקת אירוע בת מצווה, ויש לוודא כי מנהל האירוע מודע לשינויים שבקשתם ולבקשות מיוחדות (כגון הוצאת העוגה המוארת בזיקוקים בשלב מסוים מהמטבח).
בשלב קבלת הפנים הכיבוד שעליו הוחלט אמור להיות מוכן ומזומן באזור המתאים, בר המשקאות אמור לתפקד. הזכירו למנהל האירוע שחשוב לכם שיטרח על מילוי ("ריפיל") של המנות כדי שלא יחסר וישמור על ניקיון האזור.
אירוע בת מצווה מיוחד יכול לשלב משחקי שולחן ופינות נוספות כגון פעילויות יצירה לבת מצווה. אלה אמורים לפעול כבר בשלב זה ולא במקרה מועדונים לבת מצווה רויים בפעילויות אלה. לעתים נסגרים הפעילויות בשלב הארוחה המרכזית והמופע ולעתים רק לשלב המופע, לשיקולכם.
בעת הארוחה שימו לב האם נוספו מקומות ישיבה, האם נפתחו רזרבות. בקשו ממנהל האירוע להתלוות אליכם לסיבוב קצר באולם כדי להראות לכם אם כן. זאת על מנת שתהיו עורכים לתשלום כי מקום שנפתח הוא תשלום של מנה נוספת. אך שימו לב, אולי מישהו לקח כיסא רק כדי לשבת לשיחה בסמוך למישהו אחר ולאחר מכן הוא חוזר לשולחנו, אולי מדובר על תינוק ובמקרה זה התשלום שונה. היו ערים לכך.
אירוע בת מצווה מיוחד יעבור בהצלחה מרבית אם התזמון בין המופע לבין פינוי הארוחה המרכזית, והסדרת המקום לקינוחים יתרחש בצורה מיטבית ומהירה. מקומות לבת מצווה בתל אביב דואגים לכם לכל, וחשוב להיות בתקשורת עם מנהל האירוע, לעדכן אותו לגבי אורך המופע, לוודא שהוא הספיק ושהכול מוכן לקראת האורחים כדי ששלב הקינוחים המתוק אכן יעבור בחיוך מדושן מעונג.
בהצלחה!
